在深入了解数字资产管理之前，让我们先来了解一下数字资产。数字资产是指照片、视频、徽标、产品图片、音频、动画、创意文件、演示文稿以及其他与媒体相关的文件。
对于某些组织而言，这些文件并非普通文件，而是最具价值的资产。因此，为了集中管理这些文件，就需要使用数字资产管理工具。
数字资产管理系统（DAM）是一个用于存储、组织、共享、检索、管理数字版权并授予数字资产访问权限的系统。
它就像一个包含丰富媒体文件的宝库，需要更加细致的维护和更高的安全性。
接下来，我们将深入探讨数字资产管理的工作流程，以便从根本上理解整个流程。
数字资产管理的整个工作流程解释
数字内容创作
数字资产需要编码和解码才能创建。要在 DAM 系统中创建产品，必须首先将数据对象带入数字域。
无论如何，DAM 工具及其支持系统提供了大量服务，通过摄取内容和图形用户界面来创建数字文件。
内容创建也标志着 DAM 流程的第一步。
数字资产元数据
DAM 系统还可以使用元数据增强您的媒体文件。因此，您可以命名文件（标题）及其描述、修改日期、位置、原始创建日期、文件大小、编码、打包、访问权限等。
此过程也称为元数据管理。
此功能为用户提供了杠杆作用。让我们通过一个例子来理解这一点。
如果您在 DAM 工具中创建新资产，则大多数元数据字段都会自动填写，例如创建日期、访问权限、编码、文件大小、临时位置、磁盘或云上使用的空间等。其他字段可以由用户填写，也可以从外部应用程序获取帮助。
不同版本
DAM 还提供同一资产的多个版本。用户可以创建同一资产的多个版本并以相同的名称存储它们。
系统会根据文件类型自动排列这些文件。
例如，如果您在 DAM 工具上创建视频，系统将允许您创建不同的版本（如高质量、中质量和低质量）以及不同的媒体类型（如 MP4、3GP、OGG、WMV、WEBM 等）。
文件存储
这些文件可以存储在本地或云端。由于富媒体文件通常体积较大，因此大多数媒体文件都需要占用数据库中的大量存储空间。
在这种情况下，通常需要额外的存储设备，例如硬盘驱动器或云存储空间。数字资产管理 (DAM) 工具在这方面非常有用，因为它们提供内置的存储空间。
如今，大多数知名的数字资产管理服务提供商都会为用户提供额外的存储空间，因为他们了解并分析了存储大量文件的需求。
对您的资产进行分类
这是一项与搜索相关的功能，方便用户对文件进行排序。
这里有一个金字塔形的文件夹结构，用户可以将文件从一个文件夹拖放到另一个文件夹。
搜索功能位于图示顶部。
正如我在引言中所解释的，数字资产管理 (DAM) 工具使我们能够轻松地组织文件和数据。内容索引也是数据组织的一部分。
索引功能包含一个搜索栏，可以帮助用户在几秒钟内找到所需的数据和文件。
假设您正在数据库中查找动画文件，您只需在搜索栏中输入“动画”，所有动画文件的名称就会显示在建议框中。
这些建议是基于您之前的搜索记录以及数据库中已保存文件的标题。
访问控制
数字资产管理 (DAM) 系统提供访问控制和用户管理功能。每个 DAM 系统都能为您的数字资产提供内部安全保障。
访问控制是 DAM 工具的关键功能，管理员负责系统的管理。只有管理员才能授予其他用户访问权限。
交付
数字资产管理系统 (DAM) 为我们提供内容分发功能，使我们能够将内容分发到正确的渠道和客户。用户可以享受便捷无忧的使用体验。
此功能还能够衡量内容的使用情况。
例如，您可以通过 DAM 工具将数据共享到客户的云门户。
一旦客户打开该文件夹，他们的活动就会自动记录在您的 DAM 门户的日志文件中。
此外，用户还可以获取报告、数据可视化和嵌入式商业智能等形式的数据。
资产性能监控
将数字资产发布到线上后，衡量其表现应该是您的下一步，也可能是最后一步。数字资产管理系统 (DAM) 可以帮助您跟踪和监控数字资产的表现。
假设您选择社交媒体、电子邮件和移动渠道来推广您的资产，在这种情况下，DAM 的分析功能可以让您灵活地监控客户在所有平台上的互动情况。
您将收到一份包含数据透视表、图表和数字的分析报告，方便您轻松理解。
现在，让我们来看看为您的组织选择数字资产管理系统 (DAM) 解决方案的一些最佳实践。
选择数字资产管理系统 (DAM) 解决方案的 4 个最佳实践
搜索质量
如果数字资产管理系统（DAM）无法找到您的数字资产，那么它就应该被视为失败的系统。
在选择 DAM 工具时，您应该始终关注其搜索和索引功能。
一个好的 DAM 系统应该灵活且支持灵活的元数据方案。这将帮助您对媒体文件进行各种增强。
适应性
数字资产管理系统（DAM）必须具备适应性。假设您的系统是基于 .Net 开发的。
在这种情况下，您的 DAM 系统不应该要求安装或执行任何其他操作时必须使用与 .Net 兼容的文件。它应该能够支持任何编程语言。
权限委托
您的数字资产管理系统（DAM）应该能够将工作分配给您的团队成员和下属。
管理员通常拥有分配工作的权限。只有管理员才能通过 DAM 工具将工作分享到各种平台，例如电子邮件、社交媒体等。
分析
这可能是一个令人眼花缭乱的功能，但在为公司选择数字资产管理（DAM）工具时，它应该被视为重中之重。
如今，数据分析对于任何企业及其使用的工具来说都至关重要。为了分析数字资产的性能，事先对深度分析功能进行检查是必不可少的。
一个优秀的分析功能应该涵盖项目中的每一个细节，例如：谁访问了您的数字资产文件？您的资产发布在哪些平台上？谁将资产上传到该工具？谁下载了这些资产？您的哪些资产已被修改、正在制作中或已准备就绪？
此外，您的DAM工具还应该提供各种各样的报告。
全面了解DAM工具的整个工作流程肯定有助于您优化流程，并帮助您确定选择工具时应考虑哪些参数。
