对于任何企业而言，文件存储都至关重要，因为企业需要利用文件开展各种日常活动。

随着公司的发展，文件管理变得越来越困难，文件丢失的风险也越来越高，有时甚至会造成灾难性的后果。

即使您聘请专人负责文件管理，人为错误仍然难以避免，这可能会给公司带来巨大的损失。

企业内容管理 (ECM) 系统通过指定的平台，收集、保存和管理非结构化文档、图像和其他内容。

为了消除这些错误，企业内容管理 (ECM) 应运而生！它能够帮助您以正确的方式处理所有类型的文档。

ECM 还有助于您妥善管理文件，并能快速处理大量数据。

无论您是想在组织中应用 ECM，还是想改进现有的 ECM 系统，您都需要记住，企业内容管理 (ECM) 应该真正为您服务。它应该超出您的预期，并改进您处理文件和其他文档的方式。

企业内容管理 (ECM) 对企业的重要性

提升组织生产力

如果组织内的所有员工都能轻松获取内容，就能确保他们及时了解组织的最新动态。

他们可以轻松获取所需信息，从而高效工作，最终提升组织生产力。

降低风险，提升安全性

企业内容管理 (ECM) 有助于降低数据管理不善的风险。它有助于妥善存储数据，从而减少组织内关键数据泄露的风险。

ECM 内置多项检查机制，确保只有获得授权的用户才能访问系统分配给他们的信息。

由于关键数据存储在 ECM 服务器中，企业内容管理 (ECM) 采用严格的授权流程，确保只有具有特定任务的用户才能访问这些信息。

管理员可以完全了解所有正在使用 ECM 信息的用户以及哪些用户拥有使用授权。

这些安全措施，加上安全的服务器，共同确保了组织数据的全面安全。

政策管理

公司政策随时可能变更，政府政策的变动也可能对业务产生巨大影响。

企业内容管理系统 (ECM) 会跟踪您的旧数据并维护其备份。

它确保政策变更不会影响已保存的文件，并会在政策发生突变时通知用户。

这有助于用户了解具体变更内容，以便及时调整工作。

仪表盘和用户身份验证

对于规模庞大的组织而言，授予特定用户权限至关重要，这样他们才能按照正确的流程处理工作，并确保数据安全。

通过用户身份验证，管理员可以控制系统中信息的进出。

企业内容管理系统拥有统一的仪表盘，帮助管理员实时监控和控制正在进行的流程、授权和设备。

该仪表盘功能丰富且易于操作。

提升决策效率

用户使用企业内容管理 (ECM) 系统在一个统一的平台上存储和处理大量数据（包括组织信息、文档、文件、人员和流程）。这可以帮助组织进行决策。

如何实现呢？ECM 系统构建了一个合适的平台环境，以便创建多个报表平台，利用其中的信息生成所需的结果。

可扩展性和可靠性

企业内容管理 (ECM) 具有高度可扩展性和可靠性，因为企业无需为当前未使用的功能/资源付费。

因此，这有助于企业降低成本并节省开支，而不是开发他们明知不需要的功能。

轻松集成

企业可以轻松地将企业内容管理 (ECM) 系统集成到其现有业务流程中。

这有助于企业提高效率，同时最大限度地减少人为错误。

透明性

ECM 系统有助于员工提高快速响应能力。获得授权的用户能够立即收集信息并轻松生成报告。

所有这些操作都可由管理员追踪，从而提高了工作的透明度。

顶级企业内容管理软件：

IBM 的企业内容管理 (ECM) –

它有助于捕获、保护和分析各种类型的数据，无论是结构化数据还是非结构化数据。它还提供简洁的仪表盘和行业特定的解决方案。

微软 SharePoint –

它是一款基于 Web 的程序，与 Microsoft Office 集成。它以便捷的文档管理和安全的存储功能而著称。

施乐 DocuShare –

它提供了一种更自然的方式来处理组织中的纸质和数字内容。它使用户能够在本地以及云端 ECM 上捕获、存储和处理数据。

Oracle WebCenter Content –

该工具有助于设置用户授权访问权限，并可轻松将文档转换为其他格式。它甚至可以将视频转换为多种格式。用户还可以轻松创建和修改工作流程。

结论

企业内容管理 (ECM) 在组织中正迅速发展。它对于了解系统或组织内部的任何变更都非常有用。

同时，用户也需要了解变更的内容和原因。此外，他们还应该了解组织中的这些变更将如何影响他们，以及他们应该如何应对。

无论如何，企业内容管理 (ECM) 将成为任何组织数字化转型过程中不可或缺的一部分。